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EvernoteやGoogle Keepはもう古い?プロジェクト管理ツールBacklogのフリープランを個人で活用する方法

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Backlog

今では当たり前となったタスクやプロジェクトを管理するツール。その中でも多く使われているのがBacklog(バックログ)です。実際に仕事で使ったことがある人も多いと思います。

普段は仕事上必要だから仕方なく事務的に使っているだけのツールでした。ところが個人でやりたいことを管理するツールとして使ってみると意外に便利で楽しかったりします。

使い慣れたツールなので抵抗なくはじめられるし、仕事で使うのとはまた違った側面が見えてきます。

まずは登録してみよう

フリープラン

Backlogのサイトからプランと料金を見てみると、一見有料プランしか無いようですが、よく見ると右下に「フリープランはこちら」というボタンがあります。

Backlog-プランと料金

ここをクリックしてIDやパスワードなどの情報を入力して登録しましょう。

Backlog-アカウントを作成しましょう

プロジェクト

登録が完了するとプロジェクト名を入れる画面が表示されます。フリープランはプロジェクトが1件しか作れないため、ここでは自分のやりたいことの総称をいれておきます。

フリーランスは屋号、個人の場合はハンドルネームなどにするといいかもしれないです。

後からプロジェクト設定で変えられるのでこの段階ではあまり悩まなくても大丈夫。

Backlog-プロジェクト

会社で使っていると案件単位でプロジェクトを分けたりするのでプロジェクトが1件しか登録できないできないとあまり使えないように感じるかもしれません。

そこでプロジェクトの代わりに分類に使うのがカテゴリー。課題→カテゴリーで簡単に絞り込めるのでプロジェクトが1件しか登録できなくても個人レベルならさほど問題にならないはず。

もちろん、経済的余裕があってヘビーに使いたい場合は料金を払って複数プロジェクトを登録できるようにするのが理想的ではあります。

メンバー

「○○にメンバーを招待しましょう。」という画面は自分しか使わないのでスキップ。

Backlog-メンバーを招待

課題の追加

あとは課題を追加していきましょう。

予定や買い物、ブログ名などをカテゴリーにしてきちんと分類しておくと絞り込みの際に便利です。

仕事と違って期限やマイルストーン、発生バージョンなどを厳密に設定する必要がないのは気楽でいいです。

個人用でも担当者にきちんと自分を設定しておくのがおすすめ。アプリ版は起動するとデフォルトで「自分が担当」の課題が最初に表示されるからです。

最低でもタスク、件名、担当者、カテゴリーを入れておくと、課題を表示した時に見やすくなります。

Backlog-課題の追加

「課題の検索」画面

課題全体を把握するのに便利な「課題の検索」画面。左メニューが出ている時は「課題」から移動できるのに、なぜかダッシュボードには見当たりません。そんな時はマウスをプロジェクトに合わせてみましょう。「課題」が現れてクリックすると移動することができます。

課題を表示するとデフォルトではカテゴリーが出ないので右上の「表示設定」から項目を変更しておきます。表示件数を増やしてカテゴリーにチェックを入れ、担当者と登録者は自分だけなのでチェックを外して非表示に。

検索結果の表示設定

「検索結果の表示設定」を閉じ、カテゴリーを選択したまま動かして種別とキーの間に移動すると見やすくなるはずです。

種別とカテゴリー

種別はデフォルトでは「タスク」や「デバック」といった個人ではあまり使わないものになっているので分かりやすいものに変更しましょう。

課題一覧を出すと先頭に色付きで表示されるため、工夫するとパッと見で区別できて使いやすくなります。

カテゴリーはプルダウンから絞り込みができるため、プロジェクトが1件しか登録できないフリープランではうまく使いたいところ。

種別とカテゴリーは同じような内容になってしまいがち。視認性重視の種別、絞り込みが便利なカテゴリーといった特徴を生かすと使い勝手がよくなります。

種別には大枠を設定し、カテゴリーには少し具体的な内容を作っていくといった方法もあります。例えば

種別 カテゴリー
プライベート 買い物、旅行
仕事 デザイン01、コーディング01
ブログ Workerブログ、新ブログ

のような感じです。

あと、種別はよく使うものを一番上にしておいた方がいいです。アプリ版では課題を作成する際に「すべての属性を表示」にしないと種別が出てこないため、ついデフォルトで作成してしまい、一番上に来てるものが選択されていることがよくあります。

種別やカテゴリーの追加、編集はプロジェクト設定からおこなえます。

Wiki

フリープランでもWikiが使えるため、参照サイトや作業手順など、課題とはちょっと違うけど、忘れないように残しておきたいことをメモっておくのによさそうです。

個人設定

一人で使っている場合は課題の追加、編集するのは自分だけ。なのにいちいちメールが送られてきても困るので設定を変えておきます。

右上の人物アイコン横のプルダウンから個人設定を選び、左側メニューからメールを選択。ここで「メールを受信する」のチェックを外してしまうか、「プロジェクトに関するメール」のチェックを外します。

一応新しい機器からログインがあった場合のアラートなどは届いた方がいいので「プロジェクトに関するメール」のチェックだけを外すのが無難だと思います。

添付ファイル

フリープランでは1課題につき1ファイル5MBまでしかファイルをアップロードできません。会社の有料プランで画像をバンバンアップしていた人にとってはちょっと物足りない印象です。

Photoshopの入っているPCでブログのスクリーンショットを加工してBacklogにアップしておき、他のPCで記事を書いてブログを更新するといったことをする場合にはzipなどで圧縮したファイルをアップするようにしましょう。

容量的に厳しい場合はGoogleドライブなどと併用するといいかもしれないです。

スマートフォンで使うにはアプリ版

出先で使うにはアプリ版が便利。ブログやTwitterの文章などは思い付いた時に件名にタイトル、詳細に文章を入れておき、家に帰って落ち着いてからパソコンで開いてじっくり編集してから投稿するといった使い方もできます。

この時スマートフォン版で気を付けなければいけないのが、課題編集をする時にはきちんと「保存」ボタンを押すということ。左上の←(戻る)を押すと保存されないので編集が終わったら右上の「保存」ボタンを押してください。

PC版では保存するのが当たり前だったのにスマートフォン版では何故か←(戻る)を押してしまい入力した内容が消えてしまうといったことがありました。

Backlog-スマートフォン

まとめ

今までちょっとしたメモを取るためにEvernoteやGoogle Keepを使っていた人も多いと思います。メモが増えてしまうときちんと整理されないまま埋もれてしまうことがあったり、後から見て自分でも何が言いたかったのか思い出せないこともありました。

その点Backlogは構造上件名やカテゴリーなどで最初からある程度整理されるのでふと頭をよぎったことでもきちんと後から生かせる可能性が高まります。

メモはひたすら縦に長くなってしまうのに対し、Backlogは情報を立体的に管理できます。

時間が無い時にサッとメモをとるには今まで通りメモツール、比較的余裕があったりメモを整理する時にはBacklogといった感じで使い分けをすることできちんと情報を整理することができます。

個人のBacklogを使いこなす方法!「無駄な課題を増やさない」「見出し機能を活用する」

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